Administratoren von Exchange-Umgebungen sollte das Problem “wie verteile ich einheitliche Signaturen automatisch an alle User” ein Begriff sein.
Microsoft hat keinen zentralen Verteilungsmechanismus vorgesehen, mit Exchange- bzw. Microsoft-Bordmitteln besteht somit keine Möglichkeit, allen eMail-Benutzern im Unternehmen automatisch eine standardisierte eMail Signatur zu unterbreiten.
OutlookSignature schließt genau diese Lücke. Mit OutlookSignature öffnen sich alle Möglichkeiten einer komfortablen Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Outlook Signaturen, die Vorteile im Überblick:
- Anhand benutzerdefinierter Signaturvorlagen (HTM, RTF, TXT) kann eine beliebige Anzahl Signaturen erzeugt werden
- Verwendung von Daten aus dem Active Directory. Nahezu ALLE Active-Directory Informationen können mittels Variablen dynamisch in die Signatur eingepflegt werden.
- Automatische Einrichtung der Signaturen bei den Benutzern (sowohl HTML, als auch RTF und TXT)
- Automatische Einstellung der Signaturoptionen
- Zentrale Konfiguration von OutlookSignature über INI-Datei
OutlookSignature unterstützt die Outlook Versionen 2000, XP, 2003 und 2007 und erkennt bei der Einrichtung automatisch die am Client installierte Outlook-Version.
Das Programm nutzt entweder eine lokale Datenbank in der die individuellen Benutzerinformationen abgelegt sind, oder greift wahlweise die Daten direkt aus dem Active Directory System ab.
OutlookSignature kann problemlos in das Benutzer Logon-Script eingebunden oder automatisch via Gruppenrichtlinien verteilt werden.
Durch die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten in der INI-Datei kann bspw. gesteuert werden, ob bereits bestehende Signaturen entfernt oder beibehalten werden sollen, oder ob die neu verteilte Signatur nur bei neuen Nachrichten oder auch beim Antworten verwendet werden soll. Für mich blieben bei der Konfiguration von OutlookSignature bis jetzt keine Wünsche offen!
Ich habe die Erstellung und automatisierte Verteilung der Outlook-Signaturen an einem System mit ca. 100 eMail-Clients (mit verschiedenen Client-Versionen) erfolgreich getestet. Dabei wurden sämtliche Footerdaten aus der Active Directory abgefragt.
Im Urzustand sind bei OutlookSignatures bereits umfangreiche Beispieldateien angehängt, mit denen man zum einen Testen kann, und zum anderen mit der Konfiguration und Anpassung der INI-Dateien vertraut wird.
Beim Hersteller zerbit gibt es eine ausführliche Anleitung zur Installation und Nutzung von OutlookSignature.
Im Blogbeitrag besteht auch die Möglichkeit, den Entwickler des Tools zu kontaktieren, allgemeine Fragen können meist durch das Lesen der FAQ beantwortet werden, ansonsten werden Beitragskommentare mit Fragen vom Autor beantwortet.
OutlookSignatures ist Freeware, wer die Software einsetzt und für gut befindet kann den Entwickler jedoch über einen Paypal Donate Button bei seinen Projekten unterstützen.
