Neben “Spielzeug” und “Nice-to-have-Gadget” ist der BlackBerry ja hauptsächlich als mobiler Begleiter für Geschäftsmänner gedacht, um die täglichen Arbeitsabläufe zu erleichtern. Mittlerweile arbeiten neben den Managern auch immer mehr Techniker und Außendienstmitarbeiter mit den BlackBerry Smartphones.
Bei all diesen Berufsgruppen ist die Erfassung von Arbeitszeiten ein wichtiges Thema. Nehmen wir unsere Firma als typisches Beispiel – unsere Techniker sind beim Kunden unterwegs, und verrichten dort Ihre Dienstleistungen – oft geht es dabei direkt von Kunde zu Kunde, ohne zwischen zwei Terminen zurück in die Firma zu kommen. Entsprechend aufwändig ist es, die tagsüber beim Kunden verbrachten Zeiten minutiös korrekt einzutragen.
Die Software INES CONVICTOR Time von der Firma HK-EDV in Innsbruck hat sich genau diesem Thema angenommen, und bietet seit geraumer Zeit eine mobile Zeiterfassung für BlackBerry Smartphones an. Dieses Paket vertreibt HK-EDV zusammen mit A1 (Mobilkom Austria), T-Mobile Austria und RIM als Paket an Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern.
Ich hatte schon vor längerer Zeit die Möglichkeit, INES CONVICTOR Time auf Herz und Nieren zu testen und konnte mich dabei von der Effizienz der mobilen Zeiterfassung überzeugen. Sowohl das lästige Notieren der Zeiten auf einen handschriftlichen Notizzettel als auch das Nachtragen der Zeiten in den Computer zu einem späteren Zeitpunkt entfällt mit der Zeiterfassungssoftware von HK-EDV.
Letztendlich überzeugt ein errechnetes Praxisbeispiel das auch auf den Internetseiten von INES CONVICTOR Time zu finden ist. Angenommen wird:
- Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern im Außendienst
- Zeiterfassung schriftlich über Stundenzettel
- wöchentliche Übergabe an die Unternehmenszentrale
- manuelle Übertragung der Stundenzettel in das Abrechnungssystem
- täglich durchschnittlich 5 Einträge pro Außendienstmitarbeiter
- Gesamtzeitaufwand für das manuelle Führen der Stundenzettel samt Zuordnung zur Tätigkeit für alle Mitarbeiter: 10h/W
- Übernahme der Stundenzettel in der Zentrale und Erfassen der aufgezeichneten Daten in das EDV-System: 5h/W
Das ergibt 15h/Woche oder 60h/Monat. Kalkuliert man dies mit einem Personalstundensatz von nur 30 Euro, ergibt sich eine monatliche Belastung von 1.800 Euro bei der manuellen Zeiterfassungsmethode.
Mit INES CONVICTOR Time erfolgt die Zeiterfassung direkt beim Kunden am BlackBerry und wird unmittelbar in die Zentrale übertragen. Von dort können die Daten in ein bestehendes ERP-System eingespeist und weiterverarbeitet werden.
Ich kann jedem Unternehmen das bereits eine BlackBerry Lösung im Einsatz hat die mobile Zeiterfassung nur wärmstens empfehlen. Weitere Informationen gibt es direkt auf der Herstellerseite www.convictor.at.
- nternehmen mit 50 Mitarbeitern im Außendienst
- Zeiterfassung schriftlich über Stundenzettel
- wöchentliche Übergabe an die Unternehmenszentrale
- manuelle Übertragung der Stundenzettel in das Abrechnungssystem
- täglich durchschnittlich 5 Einträge pro Außendienstmitarbeiter
Eine REFA-Studie anhand dieses Beispiels ergab folgendes:
Gesamtzeitaufwand für das manuelle Führen der Stundenzettel samt Zuordnung zur Tätigkeit für alle Mitarbeiter: 10h/W
Übernahme der Stundenzettel in der Zentrale und Erfassen der aufgezeichneten Daten in das EDV-System: 5h/W
Das ergibt 15h/Woche oder 60h/Monat. Bei einer Annahme von € 30,-/h ergibt das
oder Jahreskosten von € 21.600,-
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